Vous exportez les éléments variables dans le format attendu par votre logiciel de paie ou la récupération vers Lucca Absences.
Suivre les temps, c'est bien. Ne pas en perdre à le saisir, c'est mieux
Respectez votre obligation légale de contrôler les temps de travail avec une solution intuitive, adaptée à tous vos collaborateurs au bureau comme sur le terrain.
Enregistrez les temps de travail
Vos collaborateurs enregistrent leurs temps avec le mode de saisie adapté à leur profil : auto-déclaratif, badgeuse virtuelle ou badgeuse physique.
Contrôlez et approuvez
Alertes, approbation, rapports, vos managers contrôlent la charge de travail de leurs équipes. Et vous aussi.
Envoyez en paie ou récupération
La solution est très intuitive et va direct à l'essentiel. Nous avons constaté un taux d’adhésion de la part des utilisateurs d'un niveau rarement atteint.
Alain Lefebvre,
Comptable chez Unilet
Combinez conformité légale et pilotage de votre activité
Combinez conformité légale et pilotage de votre activité
La loi Travail du 8 août 2016 rappelle que les entreprises ont l’obligation de contrôler et de pouvoir justifier les temps de présence et de repos de leurs collaborateurs auprès de l’inspection du travail.
Avec Feuilles de Temps, suivez les temps selon vos règles de gestion interne, votre convention collective ou votre accord de branche.
En cas de dépassement ou d’infraction aux règles applicables, vous êtes automatiquement alertés afin d’agir rapidement.
Lucca gère :
- Forfait jours / forfait heures
- Heures supplémentaires / heures de nuit
- Badgeuse virtuelle ou physique
- Planification du temps de travail
- Durées maximales de travail, pauses et repos
- Synchronisation avec les absences
- Comptes-rendus d’activité pour refacturation ou reporting
- Comptabilisation des déplacements, trajets et autres types de temps
Ils suivent les temps de travail de leurs collaborateurs sans perdre le leur
Dites-moi… Ne seriez-vous pas en train de comparer plusieurs logiciels de gestion des temps ?
Gagnez du temps en téléchargeant notre Kit solution comprenant la fiche produit et le coût de votre abonnement.
Adaptez le suivi du temps à la réalité de vos équipes
Le suivi des temps répond à un impératif légal, mais c’est aussi un outil de gestion et de suivi de la charge. Cela dit, il est trop souvent mal supporté par les collaborateurs.
Pour y remédier nous avons tout fait pour éliminer la pénibilité de la saisie grâce aux :
- Feuilles de temps pré-remplies avec les horaires habituels ou planifiés
- Badgeuses virtuelle et physique
- Application de semaines types
- Autocomplétion des temps et des projets
Saisie des temps de présence
Préremplie avec leurs horaires habituels, vierge avec un système de badgeuse virtuelle, ou même synchronisée à une badgeuse physique - personnalisez la feuille de temps de vos salariés en fonction de vos besoins.
L’application gère parfaitement les règles du suivi du temps de travail, même les plus complexes. Les bonnes majorations s'appliquent automatiquement selon les profils (annualisation, temps partiel, 35h…). Profitez également du suivi des temps passés par activité pour une gestion optimale.
Saisie par activité
Avec un suivi des temps passés par activité (projet, mission, affaire, chantier, etc.), les salariés profitent de fonctionnalités d’auto-complétion, de la duplication de leur semaine et de la mise en favori d’activités récurrentes.
Simplifiez la saisie des temps passés sur les projets
Affranchissez-vous des lourdeurs des interfaces de saisie des temps de votre ERP et embrassez la simplicité de Lucca. Vos consultants vous remercieront et n'auront plus d'excuses à leurs retards de saisie.
Ils pourront même éditer leurs comptes rendus d’activité et de les partager avec un tiers, comme un client par exemple.
De son côté, le service financier exporte les temps passés vers son logiciel de facturation ou de Business Intelligence pour des besoins analytiques complexes. Et pour les entreprises éligibles au crédit impôt recherche, un export suffira à justifier des temps passés sur des projets de recherche. Vous savez qui de votre équipe est absent pour organiser vos réunions. Si vous avez Slack, vous pouvez faire remonter la liste des absents dans le channel de l'équipe.
Facilitez le suivi de vos managers avec des alertes automatiques
Vos managers sont alertés automatiquement des situations atypiques : les dépassements, les retards, les repos, le travail de nuit, etc. Si aucune heure supplémentaire n’a été saisie et aucune alerte n’a été levée, la feuille de temps est automatiquement approuvée. Vos managers apprécieront.
Le module de reporting vous permet d'analyser toutes les données : combien d'heures supplémentaires ce mois-ci ? Y a-t-il eu des feuilles de temps refusées et pour quel motif ? Combien de temps a-t-on passé sur les projets éligibles au CIR ?
La saisie des temps, c'est beaucoup plus troublant, mais beaucoup moins charmant, qu'une valse à 3 temps. Il est temps de découvrir la solution de suivi des temps de Lucca.
Comment choisir son logiciel de suivi des temps de travail ?
Une solution de gestion des temps et activités est un outil qui enregistre les heures de travail des collaborateurs, comme l'exige loi Travail du 8 août 2016.
En plus d’apporter une réponse à un impératif légal, il doit vous faire gagner du temps et vous permettre de contrôler la charge de travail de chaque salarié.
Chaque logiciel n'offre pas les mêmes modes de suivi des temps. On retrouve :
- ceux qui permettent au salarié de renseigner au fil de l’eau le temps de présence de chaque jour ou activité réalisée ;
- ceux dont les temps de présence sont pré-remplis selon les horaires théoriques du salarié, et dont l’intervention manuelle se résume à saisir les éventuels écarts avec le réel. C'est le cas du logiciel de suivi des temps de Lucca.
L’intérêt d’automatiser le suivi des temps de présence en entreprise
Bien plus qu’une simple badgeuse, un logiciel de gestion des temps et activités facilite (au-delà de l’intérêt légal), l'organisation interne de l’entreprise en :
- réduisant l’énergie consacrée à la gestion administrative du suivi des temps (relance, envoi des heures supplémentaires en paie ou en récupération) ;
- identifiant les populations en surcharge ou à risque afin de mettre en place des actions correctives ;
- étant capable d’extraire les données nécessaires en cas d’audit.
Centraliser les éléments variables pour la paie
Une solution de gestion des temps permet le décompte des heures supplémentaires, de nuit ou les jours fériés travaillés, ce qui facilite le travail du gestionnaire de paie qui doit transmettre l’ensemble des éléments variables de paie au prestataire ou les intégrer en paie.
Produire des comptes-rendus d’activité
Pour les entreprises ayant besoin de justifier les temps passés sur un projet (consultants, crédit impôt recherche, projets européens…), un logiciel de gestion des temps de travail permet également de réaliser des comptes-rendus détaillés, indispensables pour la production d’une facturation ou de rapports d’activités précis.
Répondre à des besoins opérationnels
Enfin, le suivi des temps et des activités permet d’adresser des besoins opérationnels en s’attachant à la ventilation des temps passés par projet. Il permet en effet d’apprécier la charge de travail des collaborateurs et de déclencher des actions stratégiques comme l’arrêt d’un projet chronophage; ou de prendre des décisions RH comme le recrutement de collaborateurs supplémentaires en cas de surcharge des équipes.
Qu’il s’agisse de saisir ses heures dans un logiciel de suivi des temps de travail, de centraliser des données administratives dans une solution Core RH, de gérer les arrivées avec un outil de Onboarding, ou de suivre la performance des salariés avec un logiciel de gestion des entretiens, les objectifs sont identiques : simplifier le quotidien, harmoniser les processus et fiabiliser les données.
Les avantages de l’automatisation du suivi des temps pour les collaborateurs
Les salariés gagnent également à utiliser un logiciel qui :
- simplifie l’exercice de la saisie des temps, cette tâche ne leur apportant aucune valeur, il est normal d’en minimiser la pénibilité ;
- leur permet de visualiser leur charge de travail et les heures à rattraper ou à récupérer ;
- favorise la communication entre managers et collaborateurs, grâce à la mise en place d'un système d'alertes automatiques et manuelles.
Quels sont les critères à prendre en compte au moment de choisir un outil de suivi des temps ?
Un logiciel de suivi des temps répond à différents besoins selon qu'il est utilisé par le collaborateur, le manager ou l'administrateur.
Pour l'administrateur :
- gestion des temps en trois unités : jours, heures et plages horaires ;
- interface personnalisable et adaptée au profil de chaque salarié ;
- configuration d’alertes selon les règles internes de l'entreprise ;
- exportation des éléments variables vers la paie ou en récupération.
Pour le manager :
- validation des temps saisis depuis le tableau de bord ou le mail de notification ;
- activation de rappels manuels, avec commentaires personnalisés ;
- validation ou rejet des feuilles de temps manuel ou automatique ;
- possibilité de déléguer son pouvoir de validation à une autre personne ;
- alerte en cas d'écarts de la part des salariés (heures supplémentaires, travail de nuit, etc.) ;
- génération de rapports.
Pour le collaborateur :
- feuilles de temps pré-remplies avec les horaires théoriques ;
- possibilité de dupliquer ou garder en favoris d’anciens projets ou activités ;
- calcul en temps réel des différences entre le temps théorique et le temps déclaré ;
- alerte en cas d'écarts, d'infraction aux règles de l'entreprise ou de retard dans les déclarations ;
- accès à la politique interne de l'entreprise en matière de temps de travail.
Comment réaliser votre comparatif de solutions de gestion des temps ?
Il est tentant de se rassurer en comparant un grand nombre de logiciels de GTA. Toutefois, comme dit l’adage, le mieux est l’ennemi du bien. Il est donc préférable de lister les fonctionnalités dont vous êtes certain d’avoir besoin et de chercher ensuite les logiciels de suivi de temps qui correspondent à cette liste. Cela réduira considérablement votre travail tout en étant plus efficace. Quatre ou 5 logiciels suffisent pour réaliser un comparatif pertinent.
La mise en place d’un outil de gestion des temps et des activités va de pair avec un changement des habitudes. Perçu comme un outil de flicage, un logiciel de suivi des temps doit être accepté par les équipes. Il ne doit pas entrer en conflit avec la culture de l’entreprise. Un travail de pédagogie est donc bien souvent nécessaire pour garantir son utilisation. Le mode auto déclaratif encourage l’autonomie tout en responsabilisant les collaborateurs et les managers sur la gestion de leur charge.
Que cela soit pour se conformer à l’article D.3171-8 du Code du travail ou à la directive 2003/88/CE du Parlement européen, l’employeur est tenu de procéder au contrôle du temps de travail de ses salariés, en France comme au sein de ses filiales étrangères. L’absence de documents attestants du suivi des temps de travail et de repos n’est pas sans conséquences. En effet, en cas de contrôle, l’inspection du travail peut sanctionner une entreprise d’une amende de 2 000 euros par salarié concerné.
La Deutsche Bank en a récemment fait les frais dans un litige qui l’opposait au syndicat espagnol CCOO. Le 14 mai 2019, la Cour de Justice de l’Union Européenne a donné raison au syndicat qui réclamait un meilleur suivi du temps de travail journalier des salariés de la banque. Celle-ci été contrainte de mettre en place un système de de gestion des temps pour mieux encadrer le décompte des heures supplémentaires réalisées et le respect des temps de repos.
Pour répondre à cette obligation légale, l’employeur a la charge de fournir la preuve des décomptes des durées de travail et de repos quotidiennes et hebdomadaires effectuées par ses salariés quel que soit le moyen utilisé : badgeuse, saisie dans un tableur, logiciel de gestion des temps.
Si les employeurs ont l’obligation de mettre en place un système objectif, fiable et accessible, la forme de la solution de suivi ou de gestion des temps de présence reste totalement libre. Voici un tour d’horizon des méthodes pour suivre les temps de travail.
Le registre manuel
Les horaires de travail et de repos sont détaillés à la main par le salarié dans un registre papier ou dans un fichier Excel. Les feuilles de temps sont généralement signées par le salarié et son manager direct. Si cette méthode est simple à mettre en place, elle présente cependant plusieurs désavantages à commencer par son manque de fiabilité (risque d’erreurs, de falsification ou de perte). La gestion papier ou tableur n’est pas non plus idéale pour centraliser les informations sans compter qu’elle alourdit leur archivage.
La pointeuse ou badgeuse
Un terminal est installé au sein de l’entreprise (à l’entrée, dans la salle de pause, etc.) devant lequel le salarié présente son identifiant unique (badge, carte, etc.) pour signaler chaque début de temps de travail ou de repos. Les données enregistrées sont ensuite retraitées pour calculer les absences et les heures supplémentaires effectives. Cette méthode est généralement utilisée par les sites de productions (usines, etc.) et les employés de bureaux dont le cycle horaire de travail ne varie pas. Elle convient en revanche assez peu aux salariés au “forfait jours”, à ceux qui sont amenés à beaucoup se déplacer (directeurs, commerciaux, etc.) ou encore à ceux qui pratiquent le télétravail.
Le logiciel de GTA
Un logiciel de gestion des temps permet aux salariés de déclarer leur temps de travail en totale autonomie. Les saisies sont facilitées par le pré-remplissage des horaires traditionnels ainsi que les congés et absences. Le manager contrôle et valide ensuite les déclarations depuis le logiciel GTA. Les données sont enregistrées et archivées en cas de contrôle de l’inspection du travail et les heures sont décomptées avec précision pour la préparation de la paie. Un système d’alertes rappelle aux retardataires qu’ils doivent remplir leurs feuilles de temps et informe les managers et services RH en cas de non-respect des temps de repos.